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職場現形記:淺談工作的時間管理(ㄧ)

「Edison,我時常覺得工作做不完還要加班,怎麼辦?」
James是剛分派到我團隊一個月的美國大學實習生,在一對一會談時不好意思地搔搔頭,跟我說出他的困擾。

第一次收到屬下這樣的反饋,令我十分驚訝。 一來是我自認在工作分配上恰到好處,能兼顧所有成員的work-life balance,不希望團隊用加班來達成任務二來是有坦承這類問題的勇氣。為什麼我說需要勇氣呢?因為當這一類問題被提出,我能想到背後隱含的原因只有幾種:1. 資深工程師分派不合理的工作 2. 專業能力不足無法勝任。

為了顧全他的面子,我在閒聊時,假裝不經意地問其他成員:剛來的小朋友在忙什麼啊?然而,幾乎所有人都回答一致,只有我預定派給他的使用者介面(User Interface) 跟測試程序(Test Program),也著讓我鬆一口氣排除他被欺負的選項 。下一個合理懷疑是我們的專業訓練不夠紮實,但是在聽完其他人的評價後,反倒讓我更加一頭霧水。

「James程式碼寫得很漂亮啊, 學新東西也很快。」
「這小夥子很認真,註解什麼的都好詳細,比我好多了。」(苦笑)

第二次一對一會談時,我要求James回想自己的一天,按小時把細項羅列出來,在看完他的時間利用分佈之後,我終於明白是怎麼一回事了,原來還有第三種原因-時間管理。

時間管理的幹飛法則:根據優先級決定工作順序

撇開外部因素造成的加班,譬如你老闆不是Edison,在正常情況下,我們可以善用時間管理來增加工作效率。我認為每天來到公司的第一件事,必須根據昨天的進度,整合信箱收到的郵件,把所有任務分成低中高三個等級,將團隊一整天的工作做出詳盡的規劃。如果你分辨不出任務的重要性,我有一個很簡單的判斷方法,稱之為幹飛法則。

「什麼事我沒做,我主管會被主管的主管幹飛?」
「什麼事我沒做,我會被主管幹飛?」
「什麼事我沒做,不會有任何人被幹飛?」

幹飛法則簡單來說,就是利用管理階層的關心程度,為任務排出優先順序。倘若你初來乍到公司,對一切業務尚不熟悉,建議時常跟主管討論優先級,很快就會理解不同工作的重要性。

反觀James,週四早上他負責的使用者介面有個小型發表會,卻花了週三半天的時間寫目前沒人檢查的說明文件,結果下午才開始準備投影片。為了要讓程式碼盡善盡美,臨時改東改西的結果又測出更多問題,變成只好加班才能趕上第二天的Demo。

時間管理的80-20法則:學習多工與接受不完美

將80-20法則運用在時間管理上,我的經驗是想完成目標的最後20%,往往需要花費80%的時間。然而,我們往往想一鼓作氣劃下句點,一件任務消耗了巨量時間終於完成100%,顧此失彼的情況下,其他事情全被荒廢了。

因此,倘若想最大化工作效率,多工(Multi-tasking)的概念是必須的,我們要學習接受不完美,然後在各個任務間切換。首先我們花費20%的精力,將各個任務都達到80%的進度,之後善用多工,持續在不同任工作間來回穿梭,逐漸填滿到100%。除了多個任務將在短時間內達到一定進度,也降低了工作優先級臨時變動的風險,即使老闆突然要求完成某樣任務,我們也可以游刃有餘地在既有的基礎上前進,而不是驚慌失措地從零開始。

換而言之,如果James週三早上不堅持完成文件,而是先切換去做明天的投影片,並且將使用者界面的程式碼維持在原本的進度,等發表會的準備告一段落後,還可以再回來寫說明文件,將時間資源做更妥善的有效利用。

Pier 39 / Edison Chen

延伸思考:進階時間管理的藝術

我們延伸思考另一個情境,這一題其實是政治題。有一天主管的主管突然走來要你完成一件緊急任務,該怎麼辦呢?雖然越級指派工作的情形並不多見,這背後隱藏政治意義上的兩難:倘若你一個人無法完成,下場是整個部門跟你一起遭殃。即使你自幹完了去回報,可能被直屬主管誤會你在背後搶功。所以,正解是馬上跟直屬主管回報,管理階層對這件事十分看重,讓他/她可以重新規劃團隊的資源,分派人跟時間來幫助你,所有人皆大歡喜。

除了自我的時間管理之外,切記很多時候不要選擇自幹,你的主管跟同事們,就是為了團隊合作而存在的。進階時間管理的藝術就是善用整個團隊的資源,從個人延伸到眾人,學習由被領導者逐漸成為領導者。